Usnesení se nejčastěji nezpochybňuje kvůli tomu, o čem se hlasovalo, ale kvůli tomu, jak bylo shromáždění svolané. Bod, který nebyl v pozvánce, nebo schůze, na které nebyla většina hlasů, umí zneplatnit i rozhodnutí, se kterým souhlasili skoro všichni.
Tady je, co musí sedět, a v jakém pořadí se to hlídá.
Kdo a jak často shromáždění svolává
Podle § 1207 odst. 1 občanského zákoníku svolá statutární orgán shromáždění k zasedání tak, aby se konalo nejméně jedenkrát do roka. Není to doporučení: dům, který se rok nesejde, nemá jak schválit účetní závěrku ani rozpočet.
Týž paragraf dává do ruky nástroj i vlastníkům. Statutární orgán svolá shromáždění i z podnětu vlastníků jednotek, kteří mají více než čtvrtinu všech hlasů. Když výbor mlčí, není to slepá ulička.
Co musí být v pozvánce
Kdy a kde se shromáždění koná.
Program zasedání, tedy jednotlivé body, o kterých se bude rozhodovat.
Podklady k bodům programu, nebo informace, kde se s nimi dá seznámit.
Podklady řeší § 1207 odst. 2: nejsou-li k pozvánce připojeny podklady týkající se pořadu zasedání, umožní svolavatel každému vlastníku jednotky včas se s nimi seznámit. Odkaz na to, že jsou k nahlédnutí u předsedy, tedy stačí, pokud je to opravdu možné a s dostatečným předstihem.
Program formulujte tak, aby z něj šlo poznat, o čem se bude hlasovat. „Různé“ je bod, pod kterým se nedá platně rozhodnout o ničem podstatném, protože vlastník podle něj nemohl posoudit, jestli se má schůze zúčastnit.
Jak dlouho dopředu se zve
Konkrétní počet dní v § 1207 není, ačkoli se běžně uvádí třicet. Lhůtu pro odeslání pozvánky i způsob doručení mají stanovy, takže se do nich podívejte dřív, než pozvánku odešlete.
Když stanovy mlčí i o způsobu doručení, volte ten, který jde doložit. Datum na podacím lístku je jediný důkaz, který po roce nikdo nezpochybní.
Kdy je shromáždění usnášeníschopné
Podle § 1206 odst. 2 je shromáždění způsobilé usnášet se za přítomnosti vlastníků jednotek, kteří mají většinu všech hlasů. K přijetí rozhodnutí se pak vyžaduje souhlas většiny hlasů přítomných vlastníků, nevyžaduje-li zákon nebo stanovy počet vyšší.
Jsou to dvě různá čísla a plete se to nejčastěji ze všeho. První říká, jestli se schůze vůbec může usnášet. Druhé, kolik hlasů z přítomných je potřeba na konkrétní usnesení. Hlasy se přitom počítají podle velikosti podílu, ne podle hlav.
Co když nepřijde dost lidí
Existují dvě cesty a obě mají svoje podmínky.
Náhradní shromáždění je možné jen tehdy, připouštějí-li ho stanovy. Podle § 1210 odst. 1 je způsobilé usnášet se za přítomnosti vlastníků jednotek, kteří mají alespoň 40 % všech hlasů. Když to stanovy nemají, náhradní shromáždění svolat nejde.
Druhá cesta je rozhodnutí mimo zasedání, tedy per rollam. Podle § 1211 ho může navrhnout ten, kdo je oprávněn shromáždění svolat, a to právě tehdy, když svolané shromáždění nebylo způsobilé usnášet se. Má ale vlastní pravidla a jedno velmi nepříjemné, kterému se věnuje samostatný text.
Když s rozhodnutím někdo nesouhlasí
Podle § 1209 odst. 1 může přehlasovaný vlastník jednotky, je-li pro to důležitý důvod, navrhnout soudu, aby o záležitosti týkající se správy domu a pozemku rozhodl. Musí to stihnout do tří měsíců ode dne, kdy se o rozhodnutí dozvěděl nebo dozvědět mohl, jinak jeho právo zanikne.
Pro výbor z toho plyne praktický závěr: zápis ze shromáždění rozešlete co nejdřív a nechte si doložit, kdy odešel. Od té chvíle běží lhůta, po jejímž uplynutí se rozhodnutí zpochybňovat nedá.
Kontrolní seznam před odesláním pozvánky
Je v programu každý bod, o kterém se bude hlasovat, a je z něj poznat, o co jde?
Jsou přiložené podklady, nebo je v pozvánce napsané, kde se s nimi dá seznámit?
Sedí lhůta a způsob doručení se stanovami?
Víme, kolik hlasů má který vlastník, a kolik jich je potřeba na usnášeníschopnost?
Vyžaduje některý bod vyšší většinu podle zákona nebo stanov?
Připouštějí stanovy náhradní shromáždění, kdyby nepřišlo dost lidí?
Nic z toho není složité, ale všechno se to hůř napravuje zpětně. Když si pozvánku i zápis necháváte kontrolovat, dělá to obvykle správce; u nás je to součást správy, ne úkon navíc.
Text vychází z praxe při správě domů na Uherskohradišťsku a ve Zlíně. Není to právní rozbor: u sporné situace se vždycky vyplatí podívat se do stanov konkrétního domu.