Funkce statutárního orgánu vypadá zvenčí jako svolávání schůzí a podepisování faktur. Ve skutečnosti je to odpovědnost za cizí peníze a za termíny, které nikdo nepřipomene.
Tenhle text je o tom, co ta funkce obnáší, když ji někdo má. Když ji v domě nemá nikdo, je to jiná situace a věnuje se jí samostatná stránka o tom, že nikdo nechce být předsedou.
O čem předseda rozhodnout nesmí
Nejčastější chyba není nečinnost, ale rozhodnutí, na které statutární orgán nemá. § 1208 občanského zákoníku vypočítává, co patří do působnosti shromáždění, tedy o čem předseda ani výbor sami rozhodovat nemohou.
Změna stanov.
Volba a odvolávání členů volených orgánů a rozhodování o výši jejich odměn.
Schválení rozpočtu, účetní závěrky, vypořádání výsledku hospodaření a zprávy o hospodaření.
Schválení druhu služeb a způsobu rozúčtování jejich cen na jednotky.
Rozhodování o opravách nebo stavebních úpravách společných částí nad rámec, který určují stanovy.
Předchozí souhlas k nabytí, zcizení nebo zatížení nemovitých věcí, k úvěru a k zástavnímu právu.
Určení osoby, která zajišťuje správu domu a pozemku.
Když si nejste jistí, jestli na rozhodnutí máte, dejte ho do programu nejbližšího shromáždění. Odhlasovaný souhlas nikoho nestojí nic; rozhodnutí učiněné bez pravomoci se napadá snadno a řeší se roky.
Co musí projít každý rok
Roční rytmus domu se dá shrnout do pěti bodů. První čtyři mají lhůtu, pátý si dům hlídá sám.
Vyúčtování služeb za předchozí rok, do čtyř měsíců od skončení zúčtovacího období.
Účetní závěrka a její schválení shromážděním, protože to podle § 1208 nesmí schválit nikdo jiný.
Založení účetní závěrky do sbírky listin rejstříku, viz § 66 zákona o veřejných rejstřících a § 21a zákona o účetnictví.
Shromáždění, které se podle § 1207 odst. 1 musí konat nejméně jedenkrát do roka.
Daňové přiznání tam, kde společenství povinnost má, typicky u příjmů z pronájmu společných částí.
Na zakládání závěrky do sbírky listin se zapomíná nejčastěji, protože se nikde neprojeví, dokud se neozve soud. Rejstříkový soud za to může uložit pokutu a při opakovaném nesplnění zahájit řízení, které končí zrušením právnické osoby. U společenství vlastníků to zní nepravděpodobně, ale řízení se zahajuje běžně.
Za co předseda ručí
Funkci vykonává s péčí řádného hospodáře podle § 159 odst. 1 občanského zákoníku, tedy s nezbytnou loajalitou, s potřebnými znalostmi a pečlivostí. Nemusí být právník ani účetní; musí ale poznat, kdy si má někoho takového přizvat.
Ruční je v odst. 3: nenahradí-li člen voleného orgánu společenství škodu, kterou mu způsobil, ručí věřiteli společenství za jeho dluh v rozsahu, v jakém škodu nenahradil. Není to tedy ručení za dluhy domu jako takové, ale za následek vlastního pochybení.
Jak si riziko snížit
Rozhodovat na shromáždění a mít o tom zápis. Co je odhlasované, není rozhodnutí předsedy.
Sjednat pojištění odpovědnosti členů volených orgánů. Bývá levnější, než většina lidí čeká.
Nedělat sám to, na co nemám. Účetnictví, revize a právní podání patří k lidem, kteří je dělají denně.
Vést dokumentaci tak, aby se dala předat. Nástupce, který začíná sháněním papírů, ztratí první rok.
Nemíchat peníze domu s vlastními a nic nepředfinancovávat z vlastní kapsy.
Co z toho jde přenechat správci
Skoro všechna práce, ale ne odpovědnost. Účetnictví, vyúčtování, hlídání revizí, upomínky dlužníkům, příprava podkladů na shromáždění i zakládání závěrky do sbírky listin jsou běžnou součástí správy domu.
Rozhodovat ale dál musí orgán domu. Dobrý správce proto neposílá jen faktury, ale i připomínku, že se blíží termín, a podklad, ze kterého se dá rozhodnout. Kdo tohle nedostává, platí za správu a dělá si ji sám.
Text vychází z praxe při správě domů na Uherskohradišťsku a ve Zlíně. Není to právní rozbor: u sporné situace se vždycky vyplatí podívat se do stanov konkrétního domu.