Napsat tenhle text jako správce je trochu zvláštní. Ale je to téma, které se v domech řeší, a mlčet o něm by bylo horší: vlastník, který má podezření a neví, kde začít, buď neudělá nic, nebo obviní nevinného. Obojí končí špatně.
Takže konkrétně. Tohle je sedm věcí, které jdou najít v účetnictví domu, a u každé i to, co znamená, když se najde. Žádná z nich není sama o sobě důkazem. Tři najednou už jsou důvod k otázce.
Právo na to máte ze zákona. Podle § 1179 občanského zákoníku smí vlastník nahlížet do smluv uzavřených ve věcech správy i do účetních knih a dokladů a pořizovat si výpisy a kopie. Nepotřebujete souhlas výboru ani shromáždění.
1. Zůstatek na účtu nesedí s účetnictvím
Nejjednodušší kontrola vůbec a začíná se u ní. Vezměte výpis z účtu k 31. prosinci a porovnejte ho se zůstatkem dlouhodobé zálohy v účetní závěrce.
Rozdíl může mít poctivé vysvětlení: peníze na cestě, platba, která dorazila druhého ledna. Pak je to pár tisíc. Rozdíl v desítkách tisíc bez vysvětlení je první příznak a zároveň ten, po kterém se ptá nejsnáz: „Čím je ten rozdíl?“
2. Faktury bez přílohy a bez předmětu
„Údržbářské práce, 48 000 Kč“ není faktura, je to poznámka. K opravě patří objednávka, soupis provedených prací a předávací protokol.
Projděte deset největších faktur loňského roku a u každé se ptejte: co konkrétně se udělalo, kde a kdo to převzal. U poctivé opravy se odpověď najde v šanonu do minuty. Když se nenajde, není to důkaz; je to otázka, kterou má výbor umět zodpovědět.
3. Jeden dodavatel na všechno a bez soutěže
Dům, který má jednoho dodavatele na úklid, opravy, revize i malování, buď našel poklad, nebo neplatí tržní cenu.
Nahlédněte do rejstříku, kdo tu firmu vlastní. Je veřejný a zabere to dvě minuty. Když je jednatelem někdo, kdo se jmenuje stejně jako člen výboru nebo jako zaměstnanec správce, je to samo o sobě konflikt zájmů, i kdyby cena byla v pořádku.
Střet zájmů není totéž co podvod. Švagr, který dům opravuje dobře a levně, je běžná věc. Problém je, když se o něm neví, protože pak nikdo neporovnává cenu.
4. Ceny, které rostou bez důvodu
Srovnejte stejnou položku za tři roky zpátky: úklid, revize výtahu, účetnictví. Meziroční růst o inflaci je normální. Skok o třetinu bez změny rozsahu není.
A pak jedna položka, kterou nikdo nekontroluje: cena za vodu a teplo přeúčtovaná domu. Porovnejte fakturu od dodavatele s tím, co dům rozúčtoval vlastníkům. Musí to sedět; když se v mezisoučtu ztratí pár procent, je to ta nejtišší cesta, jak z domu odchází.
5. Vyúčtování chodí pozdě a doklady nikdy
Vyúčtování má podle § 7 odst. 1 zákona č. 67/2013 Sb. dorazit do čtyř měsíců po skončení zúčtovacího období. Doklady na vyžádání do 30 dnů, námitka se vyřizuje do 30 dnů.
Správce, který lhůty nedodržuje soustavně, možná jen nestíhá. Ale je to taky nejjednodušší způsob, jak zdržet kontrolu tak dlouho, až vlastníka přestane bavit. Pokuta 50 Kč za každý započatý den prodlení podle § 13 je mimochodem nárok každého vlastníka, ne domu.
6. Odměny, které nikdo neschválil
Odměna členů výboru i odměna správce patří do působnosti shromáždění. Projděte zápisy za poslední tři roky a najděte usnesení, kterým se schválily.
Když usnesení není a peníze odcházejí, je to nejčistší nález z celého seznamu: nejde o to, jestli je částka přiměřená, ale že o ní nikdo nerozhodl.
7. Dlužníci, kteří se roky nemění
Vezměte seznam dlužníků a porovnejte ho s loňským. Stejná jména a stejné částky znamenají, že se nevymáhá.
To bývá nedbalost, ne krádež. Následek je ale stejný: obecná promlčecí lhůta jsou tři roky a promlčenou pohledávku zaplatí ostatní vlastníci ze svého. U některých případů je to i jiná věc, totiž že se s dlužníkem někdo domluvil.
Jak postupovat, když něco najdete
Pořadí je důležité. Obvinění na shromáždění je nejhorší možný první krok: rozdělí dům, poškodí toho, kdo se ho dopustil, když se plete, a tomu, kdo skutečně krade, dá čas.
Písemně si vyžádejte nahlédnutí do konkrétních dokladů. Konkrétně: období, druhy dokladů, seznam faktur podle čísel.
Zapište si, co jste našli, a udělejte si kopie. Právo na ně máte.
Zeptejte se výboru nebo správce písemně a na věcnou otázku, ne na motiv. „Čím je rozdíl mezi zůstatkem účtu a dlouhodobou zálohou?“ je otázka, na kterou se dá odpovědět.
Když odpověď nedává smysl nebo nepřijde, dejte podnět na zařazení bodu na program shromáždění, ideálně s podporou dalších vlastníků.
Teprve pak řešte kontrolu zvenčí: nezávislý audit hospodaření, případně trestní oznámení. Pořadí není zdvořilost, je to způsob, jak si udržet důvěryhodnost.
Nesvolávejte shromáždění sami hned. Podnět ke svolání může dát skupina vlastníků s více než čtvrtinou hlasů, nejméně však dva; sami si ho můžete svolat, teprve když výbor podnětu nevyhoví. Dodržet tenhle postup je to, co odliší kontrolu od převratu.
Co si z toho odnést
Peníze z domu neodcházejí dramaticky. Odcházejí fakturou bez přílohy, cenou o třetinu vyšší a vyúčtováním, které dorazí v září a nikdo už ho nekontroluje.
Proti tomu funguje jediná věc, a není to nedůvěra. Je to pravidelnost: jednou ročně někdo z domu projde deset největších faktur a porovná zůstatek účtu se závěrkou. Dvě hodiny práce, které udělají víc než sebelepší smlouva.
Text vychází z praxe při správě domů na Uherskohradišťsku a ve Zlíně. Není to právní rozbor: u sporné situace se vždycky vyplatí podívat se do stanov konkrétního domu.